Analyser un projet complexe (2000+ documents)

Préparer l’espace (workspace, structure dossiers/tags)

Quand vous démarrez avec 2000+ documents, une structure simple fait gagner du temps. Gardez l’arborescence courte et utilisez des tags pour relier des thèmes entre dossiers.

Mise en place rapide

1. Ouvrez Documents dans votre espace de travail.
2. Créez 3–6 dossiers de niveau supérieur qui reflètent votre projet (lot, phase, contrepartie).
3. Ajoutez un dossier À traiter pour les nouveaux fichiers avant validation.
4. Définissez une courte liste de tags pour les thèmes transverses (ex: “Change”, “Conformité”, “Paiement”).

Garder la structure cohérente

• Utilisez le même format de nommage partout pour faciliter la lecture.
• Gardez les tags pour les thèmes, pas pour la localisation.
• Revoyez la structure après le premier lot, puis ajustez avant la suite.

Construire une structure claire de dossiers et tags

Import en lots + contrôle qualité

Les projets volumineux avancent plus vite quand l’import se fait par lots planifiés. L’étape de revue évite les doublons ou les formats non pris en charge.

Flux d’import en lots

1. Depuis Documents, sélectionnez Importer.
2. Déposez des fichiers ou des dossiers, puis choisissez de garder la structure.
3. Vérifiez la liste, retirez ce qui ne convient pas, puis confirmez.
4. Laissez l’import se faire en arrière-plan pendant que vous continuez.

Contrôles qualité à prévoir

• Fractionnez en lots si vous devez valider étape par étape.
• Vérifiez les noms de fichiers pour rester cohérent.
• Désignez une personne pour valider la liste et éviter les doublons.

Importer des documents en lots

Construire 3–5 vues essentielles

Les vues transforment un grand volume de documents en listes ciblées et faciles à relire. Commencez par quelques vues qui répondent à vos questions récurrentes.

Vues recommandées pour démarrer

1. Ouvrez Vues dans votre espace de travail.
2. Sélectionnez Créer depuis un modèle.
3. Démarrez avec 3–5 incontournables comme Registre des contrats, Registre des pièces, Suivi financier et Dossier de réclamation.

Garder les vues utilisables à grande échelle

• Gardez uniquement les colonnes utiles à la décision.
• Enregistrez quelques jeux de filtres pour les revues régulières.
• Utilisez les tags dans les vues pour suivre un thème entre dossiers.

Choisir un modèle de vue adapté à votre objectif

Première extraction IA (contrats / changements / opérations / finance / preuves)

Construire une chronologie des événements (avec sources)

Stabiliser une “note master” (synthèse) et itérer