Importer des documents

Formats supportés

Vous pouvez importer les types de fichiers ci-dessous. La plupart des fichiers doivent faire 300 Mo ou moins. Les fichiers de données Outlook (.pst) peuvent atteindre 1 Go. Si vous importez un dossier, chaque fichier à l’intérieur doit respecter un format pris en charge.

Les extensions sont reconnues quelle que soit la casse. Par exemple, CONTRAT.DOC et contrat.doc sont considérés comme le même format pris en charge.

Ce que vous pouvez importer

Documents PDF (.pdf)
Documents Word (.doc, .docx)
Présentations PowerPoint (.ppt, .pptx)
Tableurs Excel (.xls, .xlsx)
Fichiers texte OpenDocument (.odt)
Messages e-mail (.eml, .msg)
Fichiers de données Outlook (.pst)
Fichiers texte (.txt)
Fichiers CSV (.csv)
Fichiers XML (.xml)
Fichiers HTML (.htm, .html)

Lors d’un import d’e-mails, Contradic prépare ensemble les messages et les pièces jointes prises en charge. Le contenu d’un fichier PST est extrait sous forme de messages avant l’étape de vérification ; le fichier PST lui-même n’est pas ajouté comme document. Dans la liste de vérification, les pièces jointes apparaissent sous leur message parent afin que vous puissiez les confirmer ensemble.

Pour aller plus loin

Voir les informations détectées à l’import

Import groupé

L’import groupé vous permet d’ajouter de nombreux fichiers d’un coup, ou même un dossier complet, sans perdre votre organisation. Vous pouvez conserver la structure des dossiers de votre ordinateur ou choisir un dossier de destination unique dans votre espace de travail.

Démarrer un import groupé

Ouvrez les documents de votre espace de travail et choisissez l’action d’import.
Glissez-déposez des fichiers ou des dossiers, ou sélectionnez-les depuis votre ordinateur.
Choisissez de conserver la structure des dossiers ou d’importer tout dans un seul dossier.
Cliquez sur Importer pour démarrer.

Ce qui se passe après avoir cliqué sur Importer

Vos fichiers passent par une courte série de vérifications avant le lancement du traitement :

Préparation : les e-mails sont ouverts pour importer aussi leurs pièces jointes.
Vérifications de format et de taille : les formats non pris en charge, les fichiers ordinaires de plus de 300 Mo ou les fichiers PST de plus de 1 Go ne peuvent pas être importés. Les extensions en majuscules et en minuscules sont traitées de la même manière.
Vérifications des doublons : les fichiers déjà présents dans l’espace de travail, ou répétés dans le même import, sont indiqués comme déjà présents.
Étape de validation : vous confirmez quels fichiers doivent continuer.
Envoi et analyse : les fichiers sélectionnés sont envoyés et traités en arrière-plan. Les fichiers impossibles à importer, et ceux déjà présents dans l’espace de travail, restent visibles dans l’historique des imports.

Vérifier et confirmer

Avant de poursuivre, une liste de vérification s’affiche en trois groupes :

À importer : gardez ou retirez des fichiers via des cases à cocher. Les fichiers décochés sont retirés et ne sont pas enregistrés.
Déjà dans l’espace de travail : fichiers que Contradic a reconnus comme déjà présents. Ils s’affichent sans barré.
Impossible d’importer : formats non pris en charge ou fichiers trop volumineux.

Les pièces jointes s’affichent sous l’e-mail parent pour les valider ensemble.

Fermer la vérification sans confirmer n’enregistre rien. Quand vous confirmez, Contradic conserve un historique de chaque fichier de cet import — y compris ceux déjà présents ou impossibles à importer — puis poursuit l’envoi en arrière-plan.

Suivre la progression des imports

Cette section vous aide à comprendre l’état de chaque import, les actions disponibles et la manière dont la liste se met à jour. Après confirmation d’un import, Contradic ouvre cette page sur cet import pour que vous voyiez chaque fichier du dépôt.

Ouvrir la liste des imports

Ouvrez votre espace de travail.
Dans la barre de navigation latérale, déroulez Documents.
Cliquez sur Imports pour voir tous les imports en cours et passés.

Lire le bandeau de compteurs

Au-dessus du tableau, Tentés indique le total pour la période ou l’import sélectionné. Les pastilles d’issue à côté filtrent le tableau :

Déjà présents : fichiers que Contradic a reconnus comme déjà dans l’espace de travail (ou déjà dans le même import). Ce ne sont pas des échecs.
Impossible d’importer : formats non pris en charge, fichiers trop volumineux, ou fichiers dont l’envoi a été interrompu avant le traitement. Ajoutez à nouveau ces fichiers si besoin.
En cours : fichiers encore en attente ou en traitement.
Traités : fichiers terminés et disponibles dans vos documents.
Échoués : fichiers qui ont atteint le traitement puis se sont arrêtés. Utilisez Réessayer pour ceux-là.
Annulés : fichiers que vous avez volontairement arrêtés.

Les six compteurs d’issue s’additionnent toujours pour égaler Tentés. Cliquez sur une pastille pour filtrer le tableau. Cliquez sur Tous, ou à nouveau sur la même pastille, pour tout afficher.

Fermer la vérification d’import sans confirmer abandonne le dépôt — rien n’est enregistré dans l’historique tant que vous n’avez pas confirmé.

Filtrer la liste

Utilisez la barre de filtres au-dessus du tableau pour aller plus vite :

Filtre Import pour un dépôt confirmé, tous les imports, ou les lignes plus anciennes non groupées.
Filtre Intervalle pour limiter l’historique aux dernières minutes, heures ou jours.
Recherche par nom de fichier pour retrouver un document précis dans un gros volume.

Les statuts possibles pour une importation

En attente : le fichier est envoyé et attend le début du traitement.
En traitement : Contradic analyse le fichier en arrière-plan.
Terminé : le fichier est prêt et apparaît dans vos documents.
Échoué : le traitement s’est arrêté après l’envoi. Vous pouvez le réessayer.
Annulé : l’import a été stoppé volontairement.
Déjà présent : le fichier était déjà dans l’espace de travail (ou déjà dans cet import).
Impossible d’importer : le type de fichier n’est pas pris en charge, le fichier est trop volumineux, ou l’envoi a été interrompu avant le traitement.

Les actions possibles

Annuler un import : arrête un import encore en attente ou en cours. Contradic le marque comme annulé pour garder une trace claire.
Réessayer un import : lance un nouvel import pour un fichier qui a échoué pendant le traitement. La nouvelle tentative n’est pas proposée si l’envoi n’a jamais abouti — ajoutez à nouveau ces fichiers.

Depuis la barre d’actions

La barre d’actions applique ces concepts à une sélection, ou à la vue filtrée actuelle quand rien n’est sélectionné :

Réessayer la sélection / Tout réessayer applique Réessayer un import aux lignes sélectionnées, ou à chaque fichier échoué de la vue actuelle (filtres et pastilles inclus — pas seulement la page affichée).
Annuler la sélection / Tout annuler applique Annuler un import aux lignes sélectionnées, ou à chaque fichier en cours de la vue actuelle.

Contrôles supplémentaires :

L’export télécharge la vue actuelle (nom de fichier, emplacement, résultat, raison) pour vos archives.
Actualisation auto maintient la liste à jour automatiquement tant qu’il reste des imports en attente.
Actualiser récupère les derniers statuts à la demande.
Importer ouvre la fenêtre d’import.

Depuis la colonne Actions du tableau

Pour un seul fichier, ouvrez le menu d’action en fin de ligne puis choisissez Annuler ou Réessayer lorsque ces actions sont disponibles.

Les messages d’échec affichent une raison courte en langage clair dans le tableau. Survolez pour voir le détail supplémentaire lorsqu’il est disponible.

Lire chaque ligne et parcourir les pages

Chaque ligne affiche :

le nom du fichier
l’emplacement (chemin du dossier, s’il est connu)
le badge de statut
la raison d’échec ou d’impossibilité d’import (si présente)
la date d’ajout
la durée écoulée

Utilisez Lignes par page et la navigation pour parcourir un historique long.

Comment la synchronisation de la progression fonctionne

Contradic synchronise automatiquement la progression des imports en arrière-plan. La liste se met à jour au fil des étapes pour vous montrer l’état réel de chaque import. Vous pouvez aussi forcer une mise à jour immédiate avec Actualiser.

Voir les informations générées pendant l’import

Besoin d’aide ?

Résoudre les problèmes d’import