Classification automatique des documents

Pourquoi la classification est essentielle

La classification donne à chaque document un type clair, basé sur sa finalité principale. Ce type apparaît dans la liste Documents et dans les détails du document, pour vous aider à trier, filtrer et retrouver plus vite.

Ce que cela change au quotidien

• Filtrer plus vite dans les views : réduire une longue liste sans ouvrir chaque fichier.
• Mieux travailler en équipe : tout le monde parle des mêmes catégories.
• Des flux de travail plus fiables : les filtres par type aident à regrouper ce qui compte pour un audit, une réclamation ou une revue.

Si vous avez besoin d’un rappel sur l’import et l’extraction IA, consultez la page Informations détectées par l’IA à l’import.

Les 6 catégories (overview)

Contradic utilise six catégories. L’IA attribue une seule catégorie, selon la finalité principale du document.

• Contrats : documents qui créent des obligations (contrats, NDA, licences, baux).
• Modifications : mises à jour d’un accord existant (avenants, change orders, renouvellements, résiliations).
• Cadrage : phase amont et définition du besoin (RFP, propositions, devis, SOW en brouillon).
• Opérations : preuve d’exécution (bons de livraison, rapports d’inspection, rapports d’avancement).
• Finance : paiements et garanties (factures, bons de commande, reçus, garanties, assurances).
• Archives : contexte et gouvernance (emails, comptes rendus, conformité, avis juridiques).

Si un email contient une pièce jointe centrale, la pièce jointe prend le dessus. En cas d’ambiguïté, l’IA choisit la finalité la plus précise.

Corriger une classification

Vous pouvez corriger un type à deux endroits. Les changements sont immédiats et impactent vos filtres dans les views.

Option 1 : modifier depuis la liste Documents

1. Ouvrez Documents.
2. Repérez la colonne Type.
3. Choisissez la bonne catégorie dans la liste.

Option 2 : modifier dans le panneau de détails

1. Ouvrez le document.
2. Dans Informations du document, trouvez Type.
3. Sélectionnez la bonne catégorie.

Si un document est difficile à classer, vous pouvez vider la valeur et la définir plus tard.

Fiabilité et limites

La classification est fiable pour les documents clairs et à usage unique, mais elle peut hésiter si le contenu est trop court ou mélangé.

Quand l’IA peut se tromper

• Contenu mixte : un fichier qui regroupe une proposition et une facture.
• Peu de texte : emails très courts, lettres d’accompagnement, scans peu lisibles.
• Brouillons ambigus : documents amont entre cadrage et contrat.

Bonnes pratiques pour garder des types fiables

• Considérez le type proposé comme un point de départ.
• Vérifiez les documents à fort enjeu (contrats cadres, change orders, preuves de réclamation).
• Corrigez manuellement pour garder des views fiables.

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