Organiser vos documents

Dossiers

Les dossiers vous permettent de regrouper des documents dans la page Documents. Chaque document appartient à un seul dossier à la fois, et le dossier racine correspond au niveau le plus haut de votre espace de travail.

Créer un dossier

1. Ouvrez les documents de votre espace de travail.
2. Choisissez Créer un dossier dans la barre d’outils.
3. Saisissez un nom clair (sans / ni \) et validez.

Le dossier est créé dans l’emplacement courant, ce qui vous permet de bâtir la structure pas à pas.

Déplacer des documents et des dossiers

Vous pouvez réorganiser sans réimporter :

• Glissez-déposez des documents ou des dossiers vers un autre dossier ou vers le fil d’Ariane.
• Utilisez l’action Déplacer le document si vous préférez choisir une destination dans une liste.

Renommer un dossier

1. Ouvrez le menu d’actions du dossier et choisissez Renommer le dossier.
2. Saisissez le nouveau nom et validez.

Le renommage met à jour tous les documents et sous-dossiers à l’intérieur.

Naviguer avec le fil d’Ariane

Le fil d’Ariane indique votre emplacement et vous permet de remonter d’un niveau. Vous pouvez aussi y déposer des éléments pour les déplacer rapidement.

Tags

Les tags sont des étiquettes que vous ajoutez aux documents pour relier des éléments entre plusieurs dossiers. Un document peut avoir plusieurs tags, et un tag peut s’appliquer à plusieurs documents.

Appliquer des tags à plusieurs documents

1. Sélectionnez un ou plusieurs documents dans la liste.
2. Choisissez Modifier les tags dans la barre d’outils.
3. Cliquez sur des tags existants pour les ajouter ou les retirer.
4. Enregistrez pour mettre à jour tous les documents sélectionnés.

Créer un tag

Depuis l’éditeur de tags :

1. Sélectionnez Create New Tag.
2. Saisissez un nom, choisissez une couleur et ajoutez une description si besoin.
3. Cliquez sur Save, puis appliquez-le aux documents sélectionnés.

Garder des tags cohérents

Gardez une liste courte et compréhensible par toute l’équipe. La cohérence rend les filtres et les scans rapides plus fiables.

Bonnes pratiques d’organisation

Utilisez les dossiers pour la structure principale et les tags pour les thèmes transverses. Vous gardez une navigation simple tout en facilitant le filtrage.

Habitudes recommandées

• Limitez la profondeur des dossiers (2 à 3 niveaux).
• Utilisez le dossier racine comme une boîte de réception, puis rangez ensuite.
• Créez des tags pour un statut ou un thème commun (par exemple, « Contrat » ou « À relire »).
• Appliquez des tags en lot après avoir sélectionné plusieurs documents.
• Revoyez régulièrement votre structure et fusionnez les tags trop proches.

En savoir plus

Importer des documents en lot

Utiliser la classification automatique des documents

Erreurs fréquentes

• Utiliser des barres obliques dans les noms de dossier : utilisez des noms simples sans / ni \.
• Empiler trop de niveaux : au-delà de quelques niveaux, passez aux tags.
• Oublier d’enregistrer les tags : les changements s’appliquent seulement après Save.
• Mélanger dossiers et tags pour le même usage : les dossiers servent à la localisation, les tags aux thèmes.
• Tout garder à la racine : déplacez le travail terminé pour alléger le niveau principal.